Quick note: This guide focuses on the two highest-demand German email formulas — Mit freundlichen Grüßen and Sehr geehrte Damen und Herren — plus full structure for work, university, and e-mail schreiben B1. German Online Tests helps you practise Schreiben. We do not issue certificates. A1–A2 free; B1+ may be Premium.
Mit freundlichen Grüßen & Sehr geehrte… | German Email Guide
When people search how to start an email in German or how to end an email in German, they are usually looking for two fixed blocks of language:
- Email Anrede / german email greetings: Sehr geehrte Damen und Herren (or named Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr)
- Email Grußformel / sign-off: Mit freundlichen Grüßen
Those phrases are not decoration. In German professional writing they signal register: you are using Sie, you are being clear, and you expect a businesslike reply. This page teaches the formulas, the full email skeleton, copy-paste templates, common mistakes (including Mit freundlichen Grüßen Komma), and how the same patterns appear in B1 exam writing.
Practise after reading:
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Table of Contents
- The Two Core Formulas
- Formal Email Structure
- Email Anrede — How to Start
- Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr
- Mit freundlichen Grüßen — How to End
- Betreff Lines That Work
- Polite Body Phrases
- Copy-Paste Templates
- Informal Email (Short)
- E-Mail Schreiben B1
- Proofreading Checklist
- FAQ
- Resources
- Conclusion
1. The Two Core Formulas
Memorise this pairing first. Almost every formal German email is a variation of it.
Situation
Opening (Anrede)
Closing (Grußformel)
Name unknown (HR, general inbox)
Sehr geehrte Damen und Herren,
Mit freundlichen Grüßen
Woman, last name known
Sehr geehrte Frau Nachname,
Mit freundlichen Grüßen
Man, last name known
Sehr geehrter Herr Nachname,
Mit freundlichen Grüßen
Team / colleagues (still Sie)
Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,
Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße
Golden rule: keep opening and closing in the same register. Sehr geehrte Damen und Herren + LG looks careless. Hallo + Mit freundlichen Grüßen looks confused.
2. Formal Email Structure (Full Skeleton)
German professional mail values Klarheit (clarity), Höflichkeit (polite Sie-form), and a predictable order. Use six blocks every time:
- Betreff — specific subject line
- Anrede — Sehr geehrte…
- Bezug / Zweck — why you write (first or second sentence)
- Hauptteil — facts in short paragraphs or bullets
- Bitte / nächster Schritt — clear polite request + deadline if needed
- Mit freundlichen Grüßen + full name + contact / role
Betreff: Anfrage: Konferenzraum am 12. März
Sehr geehrte Frau Schneider,
vielen Dank für Ihre Unterstützung bei unserer Veranstaltungsplanung. Wir möchten den Konferenzraum Panorama am 12. März von 9:00 bis 15:00 Uhr reservieren.
Könnten Sie mir bitte bis zum 5. Februar bestätigen, ob der Raum verfügbar ist?
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Event-Koordination
Tel.: +49 30 12345678
Notice what is not there: long small talk, jokes, emojis, or a vague “Hope you’re well” paragraph. Germans often accept a short thank-you, then the point.
3. Email Anrede — How to Start an Email in German
Sehr geehrte Damen und Herren is the standard opener when you do not know who reads the inbox. Use it for:
- Job applications to a general recruiting address
- First contact with a company, Amt, or landlord agency
- Customer service forms where no name appears
After the Anrede, start the first sentence with a lowercase letter if you used a comma (Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank…). That looks odd to English writers — it is normal in German email style.
Strong first lines:
- vielen Dank für Ihre E-Mail / Ihre Nachricht.
- ich beziehe mich auf unser Telefonat vom 3. März.
- hiermit bewerbe ich mich um die Stelle als …
- hiermit möchte ich eine Anfrage zu … stellen.
- anbei sende ich Ihnen … / im Anhang finden Sie …
Punctuation note: classic letters sometimes used a colon after the greeting. In everyday email, a comma after Sehr geehrte Damen und Herren, is widely accepted. Pick one style and stay consistent in the message.
4. Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr
When you know the surname, named Anrede is more precise and often more polite than the generic line.
- Sehr geehrte Frau Bauer,
- Sehr geehrter Herr Klein,
- With titles: Sehr geehrter Herr Dr. Weber, / Sehr geehrte Frau Professorin Wagner,
- Academic default if unsure about “Professorin”: check the faculty page; when in doubt, include the title they publish
Common errors
- Mixing gender: Sehr geehrter Frau ✗
- Using first name only in formal first contact: Sehr geehrte Anna ✗
- Dropping the last name: Sehr geehrte Frau, ✗
- Writing Dear Sir or Madam in English inside a German mail ✗
If you only have a gender-neutral name and no photo/signature gender cue, Sehr geehrte Damen und Herren remains the safest choice.
5. Mit freundlichen Grüßen — How to End an Email in German
Mit freundlichen Grüßen is the default professional German closing. Place it alone on a line, then your name, then optional role/phone/email.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Beispiel
Kundenberatung
beispiel@firma.de
Mit freundlichen Grüßen Komma?
Standard school/office teaching: no comma after Mit freundlichen Grüßen. The next line is your name. You will see people add a comma online; for exams and applications, skip the comma and keep the layout clean.
Register ladder (choose on purpose)
Closing
Register
Use when
Mit freundlichen Grüßen
Formal default
Jobs, Amt, first business contact, exams
Freundliche Grüße / Mit besten Grüßen
Slightly softer
Ongoing business contact
Viele Grüße
Semi-formal
Known colleagues (often still Sie)
Liebe Grüße / LG / VG
Informal / chat
Friends; not applications
Hochachtungsvoll
Very formal / rare
Legal/official tone — usually unnecessary
MfG
Outdated shorthand
Avoid for Bewerbung / first contact
Soft landing lines before the closing:
- Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
- Vielen Dank im Voraus.
- Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
- Über eine kurze Bestätigung würde ich mich freuen.
6. Betreff Lines That Work
A weak subject wastes the Anrede. Keep Betreff short, concrete, and searchable later:
- Anfrage: Angebot für Schulung im April
- Rückfrage zum Liefertermin KW 22
- Bewerbung als Projektmanagerin – Ref. 1234
- Nachfrage zum Stand meiner Bewerbung
- Besprechung am 18.06. – Agenda-Entwurf
- Ihre Bestellung Nr. 45678 – Rückfrage
Avoid ALL CAPS, “Dringend!!!”, and empty subjects. If it is a reminder, say so: Erinnerung: … or 2. Nachfrage: ….
7. Polite Body Phrases (Sie-Form Toolkit)
These keep tone polite without becoming vague:
- Request: Könnten Sie bitte …? / Wären Sie so freundlich, …?
- Deadline: Könnten Sie mir bitte bis zum 10. März Bescheid geben?
- Thanks: Vielen Dank für Ihre Unterstützung. / Vielen Dank im Voraus.
- Apology: Entschuldigen Sie bitte die späte Rückmeldung.
- Follow-up: Darf ich höflich nachfragen, ob …?
- Attachment: Im Anhang finden Sie … / Anbei erhalten Sie …
- Confirmation: Hiermit bestätige ich … / Gern teile ich Ihnen mit, dass …
Directness is fine in German if the Sie-form and Mit freundlichen Grüßen frame stay intact.
8. Copy-Paste Templates
A) Business inquiry
Betreff: Anfrage zur Zusammenarbeit Social Media
Sehr geehrte Frau König,
mein Team sucht einen Partner für die Betreuung unserer Social-Media-Kanäle. Könnten wir in der nächsten Woche einen kurzen Telefontermin vereinbaren?
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
…
B) Email to a professor
Betreff: Frage zur Vorlesung Makroökonomie am 12.11.
Sehr geehrter Herr Professor Wagner,
ich studiere im dritten Semester BWL und besuche Ihre Vorlesung Makroökonomie. Könnten Sie mir bitte mitteilen, ob die Folien online verfügbar sind?
Vielen Dank für Ihre Zeit und Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen
…
C) Customer / order reply
Betreff: Ihre Rückfrage zur Bestellung Nr. 45678
Sehr geehrter Herr Reuter,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir haben Ihr Anliegen geprüft und teilen Ihnen mit, dass die Lieferung voraussichtlich am 20. März erfolgt.
Mit freundlichen Grüßen
…
D) Job application follow-up
Betreff: Nachfrage zu meiner Bewerbung (Projektmanagerin)
Sehr geehrte Damen und Herren,
am 15. Januar habe ich mich für die Position Projektmanagerin beworben. Darf ich höflich nachfragen, ob bereits ein Zeitplan für die nächsten Schritte besteht?
Mit freundlichen Grüßen
…
E) Out-of-office (still uses MFG)
Ich bin bis einschließlich 15. März nicht im Büro. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an kollegin@firma.de.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
…
9. Informal Email (Short — Not the SEO Focus)
When Duzen is established:
- Hallo Anna, / Hi zusammen,
- Viele Grüße / Liebe Grüße / VG / LG
Startups may use Du quickly internally. For first external contact, default to Sehr geehrte… + Mit freundlichen Grüßen, then mirror their tone after they reply.
10. E-Mail Schreiben B1 (Exam & Course Tasks)
Learners searching e mail schreiben b1 usually need Goethe/telc-style formal or semi-formal messages with bullet points. Examiners look for:
- Correct Anrede (named vs Sehr geehrte Damen und Herren)
- All content points covered
- Polite request language (Könnten Sie bitte…?)
- Consistent Sie-form
- Closing with Mit freundlichen Grüßen + name
- Readable paragraphing (not one giant block)
Mini B1 drill: Write 120–160 words asking a language school for course dates, price, and registration deadline. Use the two core formulas. Time yourself (15–20 minutes).
Then practise under platform conditions:
German Test B1
·
German Test B2
· templates hub:
Goethe B1 writing letter/email templates.
11. Proofreading Checklist
- Herr/Frau + spelling of the surname
- Titles (Dr., Prof.) only if correct
- Sie / Ihnen / Ihr capitalized where required
- Anrede and closing in the same register
- Betreff matches the content
- Anhang mentioned if a file is attached
- German date/time style (12.03., 9:00 Uhr)
- No emoji on first formal contact
- Spellcheck via Duden / LanguageTool
12. FAQ
What does Sehr geehrte Damen und Herren mean?
Formal “Dear Sir or Madam” for unknown recipients.
When should I use Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr?
When you know the last name (and title if published).
Is Mit freundlichen Grüßen always safe?
Yes as the default formal close for work, Amt, university, and applications.
Mit freundlichen Grüßen — comma or not?
Usually no comma; put your name on the next line.
Can I write MfG?
Avoid it for Bewerbung and first professional contact.
Viele Grüße or Mit freundlichen Grüßen?
Use MFG for formal first contact; Viele Grüße when the relationship is already lighter.
Are emojis OK?
Not in formal first emails.
How do I switch from Sie to du?
Wait until they offer Duzen, then follow their lead consistently.
13. Resources
Conclusion
For German professional email, own two blocks of language that people actually search: open with Sehr geehrte Damen und Herren (or named Frau/Herr), close with Mit freundlichen Grüßen. Build the middle with a clear Betreff, a purpose-first body, and a polite request. Then train the same pattern for e-mail schreiben B1 under time.
Next step: Personalise one template from this page today, then write a timed formal email on
B1 practice.
